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Concetti di Smart Office

Smart Office o “Ufficio Snello” significa aiutare il lavoratore a conciliare i tempi di vita e di impiego senza nulla togliere alla produttività.

L’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano prevede che entro il 2024 il 70% delle aziende italiane potrebbe adottare il “lavoro agile” ossia lo Smart Working, rivalutando integralmente gli spazi aziendali e le modalità di lavoro oggi utilizzate. Con il cambio di paradigma delle attuali abitudini lavorative in ufficio, sono stati stimati un risparmio del 30% dei costi aziendali, ed un incremento della produttività dei dipendenti superiore al 15%.

Lo Smart Office non significa solo una ridefinizione che ottimizza gli spazi nel luogo di lavoro, ma anche l’evoluzione dell’ufficio inteso in senso organizzativo e tecnologico, infatti la snellezza che per sua natura contraddistingue questa modalità di lavoro, deve necessariamente accompagnarsi ad un‘organizzazione ed una pianificazione dettagliate, supportate da tecnologie sicure e facilmente fruibili.

Contano un luogo pensato per essere condiviso da più persone, e gli strumenti tecnologici corretti ossia un buon hardware, l’adozione di software collaborativi, e l’indispensabile collegamento a internet stabile e performante.

Gli immediati benefici per le aziende e non solo, sono inevitabilmente il ridursi dei costi degli spostamenti, dei pranzi di lavoro, delle spese di struttura come ad esempio gli eccessivi spazi immobiliari, l’energia, il riscaldamento, la cancelleria, le stampanti ed i costi di stampa, le manutenzioni generali, ecc…

Come rendere gradevole il nostro ambiente di lavoro

In verità rendere gradevole l’ambiente di lavoro significa semplicemente far star meglio le personeche svolgono le proprie attività.

Ci sono alcuni semplici principi:

  1. Spazio adeguato
  2. Luminosità
  3. Semplicità
  4. Tecnologie funzionali

…tutto il resto è superfluo!

Come si possono soddisfare queste 4 regole?

Lo spazio: ottenere uno spazio adeguato alle persone che ci lavorano è oggi molto più facile introducendo nell’ufficio le nuove tecnologie di condivisione, ed applicando il concetto di smartworking. Non è necessaria una scrivania a testa, bensì un unico ambiente fruibile da più persone in momenti diversi. L’armadio diventa un oggetto utile alla divisione degli spazi, poche ante, la carta viene dematerializzata dalle nuove tecnologie! La scelta dell’arredo dev’essere oggi più che mai focalizzata alla capacità di disporre di sistemi di connettività integrati, design essenziale, colori luminosi e materiali moderni a basso impatto ambientale. Le aziende possono reinventare gli spazi dedicati al lavoro in ufficio riducendo le dimensioni attuali, e guadagnando spazio utile ad altre esigenze. Dove sta scritto che per svolgere il lavoro da ufficio in maniera altamente produttiva sia necessaria una stanza, una scrivania ed un grosso armadio dedicati ad ognuno in azienda? Pensiamo ad un ambiente condiviso, dove si eliminano pareti e si guadagna spazio, dove le postazioni di lavoro sono isole interconnesse e fruibili, dove le forme degli arredi, i colori, la luce, creano un’atmosfera semplice, ordinata, piacevole.

Luminosità: l’occhio umano vuole la sua parte! Se vogliamo non solo in fatto di luce ambientale ma anche in funzione di ciò che si deve guardare! Creando una migliore illuminazione ed una più facile leggibilità delle cose, si possono ottenere automaticamente il rilassamento degli occhi ed un naturale aumento del livello di attenzione. Oggi bastano due piccoli investimenti

Convertire le lampade convenzionali in luci a led con tecnologia antiriflesso

Adottare monitor per computer con schermo più grande. Consigliamo vivamente schermi di tipo “trial video” come questo:

Semplicità: il carico di lavoro è spesso molto alto, siamo travolti da continue e nuove informazioni ed anche da scadenze non più programmabili, ma improvvise. E’ il mondo di oggi giorno e la parola chiave per viverlo bene è rendere semplice l’ambiente di lavoro. Adottiamo questi semplici accorgimenti: minimalismo degli arredi, tecnologie aggiornate sia degli ambienti che degli hardware, software moderni le cui funzionalità siano fruibili il più possibile da tutto il team di lavoro. Nel caso ci si renda conto di non sfruttare appieno le funzionalità dei software installati nei nostri dispositivi, troviamo il modo di informarci ed apprenderne i segreti. Partecipiamo a corsi di formazione soprattutto in modalità e-learing che è un moderno ed efficace metodo, di facile accesso, e capace di ottimizzare il tempo lavorativo di cui disponiamo. Scrivanie con sistemi di connessione integrati, con carica automatica ad induzione dei dispositivi mobili, e perché no? …totalmente multimediali:

Tecnologie funzionali: viviamo un periodo in cui la tecnologia si è calata in ogni luogo ed in ogni dove. Internet ha connesso il mondo e ci dà l’opportunità di accedere in tempo reale ad una moltitudine di informazioni che prima non sapevamo nemmeno esistere. Internet ci dà l’opportunità di scoprire i migliori modelli di produttività adottati da aziende dislocate in altre aree del mondo. Cogliere l’esperienza di altri, ed adottare le stesse tecnologie personalizzandole per la nostra realtà, è un’occasione che i nostri predecessori imprenditori avrebbero pagato a peso d’oro. Guardiamoci attorno, osserviamo gli altri, ed investiamo in tecnologia all’avanguardia. Nonostante la spesa, il tempo per la formazione e l’impatto psicologico dei cambiamenti, scopriremo che la scelta di innovare è una naturale conseguenza del voler vivere bene, meglio, e del voler sostenere il successo delle nostre imprese. Alcuni esempi di “futuro” che può essere il nostro “presente”.

KONICA MINOLTA GIVING SHAPE TO IDEAS

SHARP & MICROSOFT WINDOWS COLLABORATION DISPLAY

Come creare oggi una “VERA” postazione di lavoro

  • Scrivania condivisibile, connessa e di buone dimensioni
  • Connettività wi-fi veloce e sicura
  • Accesso da remoto ai sistemi aziendali
  • Software per la condivisione
  • Gestione documentale e organizzazione dei processi di lavoro
  • Gestire stampe e scansioni in maniera centralizzata e veloce
  • Collaboration Si! ma con Monitor Interattivi e Conference Call Protetta
  • Portability con Notebook robusti e docking station
  • Stampare su carta ma in maniera ecologica

AUMENTIAMO IL BENESSERE DI CHI LAVORA PER NOI

SHARP ci aiuta a farlo

Mentre lavoriamo, beviamo molta acqua con Sharp Skywell

Soprattutto è la scelta di una buona “Tecnologia” che ci aiuta a lavorar bene ed essere più efficienti!!!

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